Pour devenir secrétaire dentaire au Québec, voici les étapes générales à suivre :
1. Être une secrétaire dentaire est une carrière qui exige un certain niveau de compétence. En tant que secrétaire dans un cabinet dentaire, votre rôle est de veiller au bon fonctionnement du cabinet pour tout ce qui n’est pas lié aux procédures médicales.
2. Formation et éducation : Bien que les formations ne soient pas obligatoires, elles sont grandement favorisées par les cliniques dentaires. L'univers dentaire est un milieu complexe qui demande à une secrétaire dentaire de bien connaître le jargon dentaire, les procédures médicales, comment traiter avec les compagnies d'assurances, la Régie de l'Assurance-maladie du Québec, l'Association des Chirurgiens-Dentistes du Québec (ACDQ) et plus encore. Une formation de secrétaire dentaire est donc recommandée pour se familiariser avec l’environnement et le travail en secrétariat dentaire.
3. Les formations en secrétariat dentaire ne requièrent aucun préalable, seulement une expérience de travail dans n’importe quel domaine et être âgé d’au moins 18 ans au moment de débuter la formation. Il faudra cependant posséder au minimum un diplôme de secondaire 3 si vous n’avez jamais travaillé. Les formations sont offertes en ligne ou en classe, selon vos préférences, et durent généralement entre 45 et 60 heures. Vous pouvez trouver des formations auprès d’une agence spécialisée en formation de secrétaire dentaire.
4. Compétences et caractéristiques principales : Si vous souhaitez apprendre comment devenir une secrétaire dentaire, vous devrez tout d’abord posséder certaines compétences dont :
- Communication
- Organisation
- Compétences en service à la clientèle
- Travail d’équipe
- Initiative
- Précision
- Confidentialité
- Connaissances dentaires de base : Bien que la plupart des compétences nécessaires pour être secrétaire dentaire puissent être acquises grâce à une formation en secrétariat, il est utile d'avoir une compréhension de base des termes médicaux et dentaires ainsi que des procédures dentaires courantes.
- Compétences en communication : Les secrétaires dentaires doivent être capables de communiquer efficacement avec les patients, les dentistes et d'autres membres du personnel. Une bonne maîtrise du français (et de l'anglais, dans certains cas) à l'oral et à l'écrit est essentielle. Vous devez répondre aux interrogations de la clientèle et être chaleureuse. Après tout, vous êtes la première personne que les clients rencontrent, soit au téléphone ou à l’arrivée en clinique. Un emploi de secrétaire dentaire est donc un travail avec un rôle administratif important.
- Compétences en informatique : Les secrétaires dentaires utilisent souvent des logiciels de gestion de cabinet dentaire pour planifier les rendez-vous, gérer les dossiers des patients et effectuer d'autres tâches administratives.
5. Tâches et responsabilité : Outre répondre au téléphone et accueillir les clients, la secrétaire dentaire a plusieurs autres responsabilités. Voici quelques-unes des tâches et responsabilités de la secrétaire dentaire :
- Gestion des procédures avec la RAMQ et L’ACDQ;
- Remplir les différents formulaires d’assurance;
- Effectuer diverses tâches administratives
- Traiter avec différents spécialistes et organismes dentaires;
- Gérer l’agenda d’un ou plusieurs dentistes;
- Agir en tant qu’agent de communication entre le patient et l’équipe dentaire (aider pour le remplissage des formulaires, informer sur les procédures, collecter les paiements, etc.);
- Être en mesure de travailler dans un environnement sans papier pour les centres dentaires entièrement informatisés;
En suivant ces étapes et en développant les compétences nécessaires, vous pouvez devenir un secrétaire dentaire qualifié et contribuer au bon fonctionnement d'une clinique dentaire au Québec.